По мнению Минфина, НДС за товар, купленный подотчетным лицом за наличный расчет в розницу без счета-фактуры, принять к вычету нельзя (письмо от 27.11.2019 №03-07-11/92132). Даже если покупка принята на учет в качестве представительских расходов и использована в деятельности, облагаемой НДС.
Подробности – в разделе «Вычет НДС при покупке в розницу» модуля «Налоговые риски в гостиничном бизнесе».