Федеральная служба по труду и занятости полагает целесообразным устанавливать в графике отпусков конкретный период в желаемом месяце использования работником своего права на отпуск. В случае изменений по желанию обеих сторон для отпуска можно использовать иной период месяца (письмо от 24.12.2020 №ПГ-59141-6-1).

Действующее законодательство не устанавливает обязанность работодателя указать в графике отпусков конкретную дату, тем не менее на практике дата обычно указывается по причине регуляции процесса непрерывности деятельности организации и для удобства всех работников.

Понятие «график» отпусков в соответствующем определении подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же в свою очередь подразумевает конкретные даты начала и окончания. Даты являются результатом согласования графика работником и работодателем. Если эти даты в месяце меняются по любым причинам, которые возникли у работника, он составляет заявление и согласовывает новые даты отпуска с работодателем.

График отпусков в этом случае является документом, в ходе реализации которого в силу обоюдных договоренностей фактически могут вносится изменения. При этом он является гарантом для обеих сторон в случае, если договоренности достичь не удается – обе стороны придерживаются установленного графика отпусков.